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Mein Portfolio – Virtuelle Assistenz für Büro, Backoffice & Social Media

Ich entlaste dich genau dort, wo dein Alltag am meisten Zeit frisst: im Backoffice, in der Buchhaltungsvorbereitung, in der Kommunikation mit Kunden und in deinem Auftritt nach außen.

Geschäftsfrau

1. Admin & Büroservice

Alles, was liegen bleibt, weil das Tagesgeschäft drückt – gebe ich eine Struktur.

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Typische Aufgaben:

  • Belegbuchung & vorbereitende Buchhaltung

  • Lohnabrechnung (in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater)

  • Mahnwesen & Offene-Posten-Management

  • Rechnungserstellung & Angebotserstellung

  • Sortieren, Strukturieren & Digitalisieren von Unterlagen

  • Monatsreports & Auswertungen

  • Dokumentation & Ablage

  • Rechnungsprüfung

2. Organisation & Backoffice-Struktur

Ich sorge dafür, dass dein Büro nicht nur „irgendwie läuft“, sondern stabil organisiert ist.

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Leistungen:

  • E-Mail-Management (Postfach sortieren, priorisieren, beantworten nach Vorgabe)

  • Termin- & Kalenderorganisation

  • Optimierung von Ordnerstrukturen (digital & ggf. analog)

  • Vertrags- und Dokumentenpflege

  • Aufbau klarer Support- und Verwaltungsabläufe

Büro
Büro mit Aussicht

3. Kundenkommunikation & Service

Deine Kunden sollen merken, dass ihr ernsthaft arbeitet – zuverlässig, klar, erreichbar.

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Dazu gehören:

  • Kommunikation mit Kunden per Mail oder Nachrichtensystem

  • Beantworten von Kundenanfragen nach Vorlage / Briefing

  • Kundenbetreuung im laufenden Prozess

  • Unterstützung im Support (z. B. bei Kursen, Coachings, Memberships)

Besprechung unter Kollegen
Büro

4. Social Media Assistenz

Ich unterstütze Unternehmen dabei, sichtbar zu bleiben – strukturiert, professionell und ohne Content-Chaos.

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Leistungen im Bereich Social Media:

  • Content-Planung (Redaktionsplanung, Themenstruktur)

  • Schreiben von Captions (texte, die zu deiner Marke passen)

  • Reels schneiden & einfache Video-Edits

  • Community Management (Kommentare, DMs nach Vorgabe)

  • Beantworten von Anfragen über Social Media

  • Reporting (Auswertung von Reichweite, Beitragsperformance)

5. Technik, Website & Automationen

Kein Over-Engineering – nur das, was deine Prozesse wirklich schlanker macht.

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Was ich übernehme:

  • Einfache Landingpages bauen (z. B. für Angebote, Freebies, Erstgespräch)

  • Newsletter einrichten

  • Automationen einstellen (z. B. Willkommensmail, einfache Funnel-Strecken)

Beim Brainstormen
Gestaltung am Tablet

So kannst du mit mir arbeiten

  • Einmalige Struktur- und Aufräumprojekte (z. B. Postfach, Ordner, Mahnwesen)

  • Laufende monatliche Entlastung (Büro, Buchhaltungsvorbereitung, Löhne, Social Media)

  • Kombination aus Backoffice & Social Media, damit innen und außen zusammenpassen

 

Nächster Schritt:
Buche dein virtuelles Erstgespräch und wir klären, was dich am meisten entlastet – und wie wir das pragmatisch lösen.

Preis & Angebot

Ich arbeite mit klaren, transparenten Preisen – entweder als monatliche Pauschale oder auf Stundenbasis, je nach Aufwand und Struktur deines Unternehmens.
Damit ich dir ein realistisches und faires Angebot erstellen kann, brauche ich ein paar kurze Informationen von dir.

Kontakt & Angebotsanfrage

Damit ich dir ein passendes Angebot senden kann, benötige ich folgende Angaben:

1. Unternehmensart
– Einzelunternehmen, kleiner Betrieb, GmbH, Handwerk, Dienstleistung etc.

2. Welche Aufgaben sollen abgegeben werden?
– Belege
– Löhne
– Mahnwesen
– Rechnungen/Angebote
– Kundenkommunikation
– Social Media
– Sonstiges

3. Arbeitsvolumen
– Anzahl der monatlichen Belege
– Anzahl der Mitarbeiter (für Lohn)
– Wie oft Kommunikation/Support anfällt
– Ob ein einmaliges Aufräumen oder laufende Betreuung gewünscht ist

4. Genutzte Software
– Lexoffice, SevDesk, Datev, sv.net etc.

5. Startzeitpunkt
– Sofort, innerhalb der nächsten 2–4 Wochen oder später

Vielen Dank für deine Anfrage

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